Dalam semua kegiatan hubungan diplomatik baik yang bersifat resmi maupun yang tidak resmi, di samping persoalan pokok yang menjadi tujuan kegiatan tersebut, masalah protokol perlu mendapatkan perhatian agar kegiatan dapat berlangsung dengan lancar. Meskipun tidak dapat dikatakan bahwa berhasil atau tidaknya upaya diplomatik semata-mata bergantung pada benar atau salahnya pengaturan protokol, namun tidak dapat disangkal bahwa unsur protokol seringkali turut mempengaruhi keberhasilan suatu usaha.
Istilah “Protokol” dahulu dibawa ke Indonesia oleh bangsa Belandadan Inggrisyang mengambilnya dari Bahasa Perancis Protocole. Bahasa Perancis mengambilnya dari Bahasa Latin Protokollum, yang aslinya berasal dari Bahasa Yunani, yaitu dari kata-kata protos dan kolla. Protos berarti “yang pertama” dan kolla berarti “lem” atau “perekat”.Encyclopedia Britanica 1962 memberi definisi protokol sebagai berikut :
“Protocol is a body of ceremonial rules to be observed in all written or personal official intercourse between the Heads of different States or their Ministers. It lays down the styles and titles of states, their Heads and Public Ministers and indicates the forms and customary courtessies to be observed in all international acts”.
Dengan meningkatnya hubungan antar bangsa, lambat-laun orang mulai mencari suatu tatanan yang dapat mendekatkan satu bangsa dengan bangsa lainnya dan dapat diterima secara merata oleh semua pihak. Tatanan tersebutlah yang dalam dunia internasional dikenal dengan istilah protokol.
Dari pengertian tersebut diatas, maka dalam konteks kenegaraan protokol dapat diartikan sebagai norma-norma yang mengatur suatu hubungan baik di dalam bangsa dan negara itu sendiri maupun dalam berhubungan dengan bangsa dan negara lain. Hal ini sejalan dengan pengertian protokol yang terkandung dalam Pasal 1 Undang-Undang No. 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan, yaitu :
Keprotokolan adalah serangkaian peraturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
Istilah protokol berkaitan erat dengan tata krama bagaimana suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan benar, sesuai dengan aturan yang berlaku. dengan kata lain protokol dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, hikmat, rapi, lancar dan teratur serta memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.
Beberapa unsur yang harus diperhatikan dalam kegiatan keprotokolan antara lain:1. Adanya tata cara, yaitu setiap upacara harus dilakukan secara khidmat, tertib dan lancar. Kegiatan yang dilakukan pada acara ini dilaksanakan menurut aturan atau kebiasaan tertentu yang sudah tetap dan harus diikuti dengan seksama oleh peserta upacara. 2. Tata krama, yaitu pada setiap upacara diperlukan penggunaan kata-kata yang baik dan tepat menurut tinggi rendahnya derajat pejabat yang bersangkutan dan disesuaikan dengan peristiwanya.3. Aturan atau rumusan tertentu, yaitu di dalam penyelenggaraan suatu upacara, akan terikat pada tata cara yang sudah tetap dan didasarkan pada rumus-rumus tertentu dan aturan yang tetap, antara lain seperti:a. Seating arrangement;b. Pengaturan tata tempat (preseance);c. Perlakuan terhadap bendera Negara dan lagu kebangsaan;d. Penghormatan terhadap lambang Negara dan penghormatan terhadap bendera asing;4. Adanya pikiran ataupun akal sehat (common sense).
